DIGITALIZÁCIA

Digitálna kancelária a digitálne doklady bez chaosu.

Doklad má byť v účtovníctve včas, na správnom mieste a s dostatkom súvislostí. To je rozdiel medzi digitálnou agendou a len ďalším priečinkom s prílohami.

ČO MENÍ PRÍSTUP

Digitálny doklad nie je iba fotka v mobile.

Keď je faktúra odfotená, ale bez poznámky, bez informácie o úhrade a bez jasného odovzdania, práca sa iba presunie na účtovníka. Musí sa dohľadávať, komu patrí, s čím súvisí a či je kompletná.

Dobre nastavená Digitálna kancelária vytvára spoločný pracovný priestor pre firmu a účtovníctvo. Doklady sa odovzdávajú priebežne, komunikácia zostáva pri nich a obe strany majú rovnaký prehľad.

JEDNODUCHÉ PRAVIDLO

Keď je doklad digitálne odovzdaný, netreba ho tlačiť.

Doklad môžete poslať e-mailom alebo ho nahrať priamo do aplikácie Digitálna kancelária. Ak je doručený jedným z dohodnutých digitálnych spôsobov, už ho netreba tlačiť ani nosiť v papierovej podobe.

ŠTYRI JEDNODUCHÉ PRAVIDLÁ

Menej hľadania. Viac istoty, že nič nechýba.

Jedno miesto

Dohodnite si, ktorý kanál použijete pri ktorom type dokladu. Jedna faktúra sa nesmie stratiť medzi e-mailom, správou a tromi rôznymi priečinkami.

Priebežne, nie na konci mesiaca

Doklad má najväčšiu hodnotu vtedy, keď si ešte pamätáte jeho účel. Priebežné odovzdanie šetrí čas firme aj účtovníctvu.

Dopísať súvislosť

Pri nejasnom doklade pomôže krátka poznámka: čo sa kupovalo, pre koho, prípadne akú zákazku alebo auto sa náklad týka.

Nezdvojovať

Ak príde doklad e-mailom aj cez aplikáciu, treba vedieť, ktorá verzia je tá správna. Duplicity sú častý zdroj zbytočných opráv.

AKO VYZERÁ DOBRÝ MESAČNÝ RYTMUS

Tri kroky od dokladu po zaúčtovanie.

Zachytiť

Faktúru, bloček alebo podklad naskenujete či prepošlete hneď po prijatí. Nie až vtedy, keď ho treba hľadať.

Doplniť

Ak z dokladu nie je zrejmý účel alebo spôsob úhrady, doplníte krátky kontext priamo pri ňom.

Spracovať

Účtovníctvo pracuje s úplnejšími podkladmi, ľahšie dohľadá väzby na banku a môže sa pýtať na výnimky namiesto bežných vecí.

AUTOMATIZÁCIA POMÁHA, NEROZHODUJE

Menej prepisovania neznamená menej zodpovednosti.

Digitálna kancelária vie pri dokladoch automaticky načítať údaje z príloh, formátu ISDOC alebo QR kódu. Urýchli to spracovanie, no aplikácia sama nevie, či je náklad firemný, ku ktorej zákazke patrí alebo ako bol uhradený. Tento stručný kontext sa oplatí doplniť priamo pri doklade.

Rovnako dôležité je vidieť priebežne, ktoré podklady už sú odovzdané a čo ešte chýba — nie to riešiť až pri uzávierke mesiaca.

ČO ZÍSKA FIRMA

Nie iba menej papiera. Prehľadný proces.

Digitálne doklady nevyriešia účtovníctvo samy. Keď sú však pravidlá jasné, firma vie rýchlejšie nájsť podklad, priebežne reagovať na otázky a má menej „zabudnutých“ dokladov na konci obdobia.

Digitálna kancelária má zmysel vtedy, keď zjednoduší bežnú prácu — nie keď vytvorí novú povinnosť navyše.

Digitálne doklady majú fungovať aj v reálnom pracovnom dni.

Prejdeme, odkiaľ doklady prichádzajú, kto ich odovzdáva a kde sa dnes strácajú. Následne nastavíme jednoduchý postup, ktorý bude fungovať firme aj účtovníctvu.

Kontaktovať Promo Agency