01
Stiahnite aplikáciu
V Obchode Play alebo App Store vyhľadajte KROS Digitálna kancelária a aplikáciu nainštalujte.
DIGITALIZÁCIA
Digitálna kancelária a digitálne doklady bez chaosu.
Doklad má byť v účtovníctve včas, na správnom mieste a s dostatkom súvislostí. To je rozdiel medzi digitálnou agendou a len ďalším priečinkom s prílohami.
BLOČKY – POSTUP V APLIKÁCII
Naskenujte bloček v troch jednoduchých krokoch.
Vytvorili sme vlastný vizuálny návod podľa reálneho postupu v KROS Digitálnej kancelárii.
KROK 1
PREHĽAD
+
1
Kliknite na +
V časti Účtovné doklady nájdete tlačidlo v pravom dolnom rohu.
KROK 2
Vyberte Skenovať
Pri bločku s QR kódom je to najrýchlejší a odporúčaný spôsob.
KROK 3
Nasmerujte fotoaparát na QR kód
▦
◉
Odfotiť originál bločku
priložiť po naskenovaní
✓
Naskenujte QR a odfoťte originál
QR načíta údaje; fotografia bločku sa uloží ako príloha k dokladu.
KEĎ FAKTÚRA NIE JE PDF
Ako správne odfotiť bloček alebo faktúru.
Správna fotka znamená menej dopĺňania a rýchlejšie spracovanie. Jeden doklad vždy odošlite ako jeden samostatný záznam.
▧
Nasnímajte celý doklad
Pri bločku najprv skúste QR kód
V aplikácii kliknite na + a vyberte Skenovať. Po načítaní QR kódu odfoťte aj originál bločku.
Pri faktúre použite fotoaparát v aplikácii
Položte doklad na rovný, kontrastný podklad. Foťte zhora, bez tieňov a tak, aby boli viditeľné všetky štyri okraje.
Skontrolujte čitateľnosť a orežte záber
Musí byť čitateľné číslo dokladu, dátum, suma, dodávateľ a pri bločku aj QR kód. Rozmazaný doklad radšej odfoťte znova.
Pri viacstranovej faktúre pridajte prílohy
Prvá strana založí doklad. Ďalšie strany doplníte po jeho otvorení cez tri bodky a možnosť Pridať prílohy.
ÁNO
PDF nechajte v pôvodnom formáte. Jedna faktúra alebo bloček = jeden samostatný súbor či záznam.
NIE
Neposielajte screenshoty faktúr, viac dokladov na jednej fotke ani nefotografujte doklad pod uhlom alebo v tieni.
ČO MENÍ PRÍSTUP
Digitálny doklad nie je iba fotka v mobile.
Keď je faktúra odfotená, ale bez poznámky, bez informácie o úhrade a bez jasného odovzdania, práca sa iba presunie na účtovníka. Musí sa dohľadávať, komu patrí, s čím súvisí a či je kompletná.
Dobre nastavená Digitálna kancelária vytvára spoločný pracovný priestor pre firmu a účtovníctvo. Doklady sa odovzdávajú priebežne, komunikácia zostáva pri nich a obe strany majú rovnaký prehľad.
JEDNODUCHÉ PRAVIDLO
Keď je doklad digitálne odovzdaný, netreba ho tlačiť.
Doklad môžete poslať e-mailom alebo ho nahrať priamo do aplikácie Digitálna kancelária. Ak je doručený jedným z dohodnutých digitálnych spôsobov, už ho netreba tlačiť ani nosiť v papierovej podobe.
ŠTYRI JEDNODUCHÉ PRAVIDLÁ
Menej hľadania. Viac istoty, že nič nechýba.
01
Jedno miesto
Dohodnite si, ktorý kanál použijete pri ktorom type dokladu. Jedna faktúra sa nesmie stratiť medzi e-mailom, správou a tromi rôznymi priečinkami.
02
Priebežne, nie na konci mesiaca
Doklad má najväčšiu hodnotu vtedy, keď si ešte pamätáte jeho účel. Priebežné odovzdanie šetrí čas firme aj účtovníctvu.
03
Dopísať súvislosť
Pri nejasnom doklade pomôže krátka poznámka: čo sa kupovalo, pre koho, prípadne akú zákazku alebo auto sa náklad týka.
04
Nezdvojovať
Ak príde doklad e-mailom aj cez aplikáciu, treba vedieť, ktorá verzia je tá správna. Duplicity sú častý zdroj zbytočných opráv.
AKO VYZERÁ DOBRÝ MESAČNÝ RYTMUS
Tri kroky od dokladu po zaúčtovanie.
1
Zachytiť
Faktúru, bloček alebo podklad naskenujete či prepošlete hneď po prijatí. Nie až vtedy, keď ho treba hľadať.
2
Doplniť
Ak z dokladu nie je zrejmý účel alebo spôsob úhrady, doplníte krátky kontext priamo pri ňom.
3
Spracovať
Účtovníctvo pracuje s úplnejšími podkladmi, ľahšie dohľadá väzby na banku a môže sa pýtať na výnimky namiesto bežných vecí.
AUTOMATIZÁCIA POMÁHA, NEROZHODUJE
Menej prepisovania neznamená menej zodpovednosti.
Digitálna kancelária vie pri dokladoch automaticky načítať údaje z príloh, formátu ISDOC alebo QR kódu. Urýchli to spracovanie, no aplikácia sama nevie, či je náklad firemný, ku ktorej zákazke patrí alebo ako bol uhradený. Tento stručný kontext sa oplatí doplniť priamo pri doklade.
Rovnako dôležité je vidieť priebežne, ktoré podklady už sú odovzdané a čo ešte chýba — nie to riešiť až pri uzávierke mesiaca.
ČO ZÍSKA FIRMA
Nie iba menej papiera. Prehľadný proces.
Digitálne doklady nevyriešia účtovníctvo samy. Keď sú však pravidlá jasné, firma vie rýchlejšie nájsť podklad, priebežne reagovať na otázky a má menej „zabudnutých“ dokladov na konci obdobia.
Digitálna kancelária má zmysel vtedy, keď zjednoduší bežnú prácu — nie keď vytvorí novú povinnosť navyše.
PROMO AGENCY
Digitálne doklady majú fungovať aj v reálnom pracovnom dni.
Prejdeme, odkiaľ doklady prichádzajú, kto ich odovzdáva a kde sa dnes strácajú. Následne nastavíme jednoduchý postup, ktorý bude fungovať firme aj účtovníctvu.